正しい報告をマスター仕事で信用を得るコツ

仕事

上司に仕事の進捗を報告しないとならないケースは社会人の方は頻繁にあると思います。
報告の際に上司の意図した事を答えていなかったり、説明が足りていなかったりすると上司の信用をなくします。
これは仕事以外の友人、恋人、夫婦などの関係でも一緒で、大事な情報を秘密にせず正しく伝える事で人は信用を得ることができます。

自分が上司の場合、達成しなければならない問題は、自分の仕事ではなくグループやプロジェクトを成功させることだったりします。
その時に部下の報告が曖昧なものだったり不足していたりすると、プロジェクトの進行が正確に把握できず、おかしくなります。
報告を聞くためには聞く側にもある程度の知識や実力が必要ですが、今回はその点には触れずに報告する側のノウハウについて言及します。

超重要 5W1Hを徹底して報告する

5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉のことです。

報告時に5W1Hが抜けていたら、意図は伝わりづらくなるし、頭が悪いと思われる危険性があります。
結構な比率で抜けている人がいるので、ぜひ見直してみましょう。

例えば、他者に発注した納品が遅れている事を上司に報告しなければならない時を考えます。

納品が遅れているようです

ロボット
ロボット

なんの発注が遅れているんだ?
どのくらい遅れているんだ?
なぜ遅れているんだ
そもそも遅れているからどうして欲しいんだ?

この男性の報告は5W1Hが抜けきっています。
これを5W1Hを意識すると下記のような報告になります。

A社に発注しているB案件が納品まで2週間遅れているようです。
遅れている原因として、弊社側の要件漏れによる追加開発が必要になっているようです。
2週間の遅れが許容できるのか、要員追加などを視野に遅れを取り戻すのかをチーム内で調整中です。

このような報告をすると上司の安心感が違います。また必要な情報を相手に与えているので、アドバイスなども受けやすく仕事がうまく回ります。
ここまで詳しく行わなくても、今あなたが報告している内容を見返して一つか二つ情報を付け足すくらいでも、評価が変わるので徐々に実行していきましょう。

結論ファースでメンタルモデルを崩さない報告をする

うまくいかなかったり問題が発生した時に、理由(言い訳)から報告をしていないでしょうか。
報告の全てにおいて結論から述べる事が重要です。

メンタルモデルという言葉があります。人は本を読む時や相手と話す時に、次に話されるストーリーを予想しています。
予想していたストーリーが外れていてもある程度は修復して話を理解しますが、あまりにも違うストーリだった場合、理解することに時間がかかります。
小説などではそういった過程が娯楽になって面白いと感じますが、報告業務では足枷になります。

報告ではなるべく相手のメンタルモデルに適した回答にすることでコミュニケーションが円滑になります。

主
上司

案件Bは遅れは出ていないのか

すみません。
BとCの開発が遅れていて、
Dの仕様調査にも時間がかかっている状態です

これじゃあダメなんです。上司のメンタルモデルは少なくとも、第一声は遅れている・遅れていないなどの回答を作られています。
それに対して部下の回答は原因から話しているので上司の理解が遅れます。
文章の意味を取ると大体遅れてそうなことは理解できるでしょうが、明確に回答に答えていません。遅れはどのくらい出ているのかも分からないし、部下が困っているかもわかりません。何より報告者のレベルが低く見られてしまいます。

これを言い換えると、

主
上司

案件Bは遅れは出ていないのか

1週間ほど遅れています。
原因としてBとCの開発が担当者体調不良により遅れていて、
Dの仕様調査にも時間がかかっている状態です。
解決策も出ていません。

このように答えると、上司のメンタルモデル通りの回答が出来ています。
上司は以下のような状況を理解できます。

  1. 1週間の遅れが出ている
  2. 原因は開発と仕様調査の遅れ
  3. 部下はどうしていいか分からない状態

おそらく悪い方の解答例でも、状況を的確に理解する優秀な上司もいると思いますが、全ての人がそうではありません。どのような上司にも理解できるように報告するのが思いやりのある行動で信頼を得ます。
聞かれたことに、結論から答えることで上司のメンタルモデル通りに報告できるようにしましょう。

結論の後は事実ベースでの補足をして報告を完了させる

結論だけを報告すると随分とぶっきらぼうな印象を相手は受けるかもしれません。
場合によっては結果だけが先行する状況で結論以上の情報を持っていないケースもあるかもしれませんが、それでもそれ以上の情報を持っていないという旨を報告するようにしましょう。

主
上司

案件Bは遅れは出ていないのか

1週間ほど遅れています。
原因としてBとCの開発が担当者体調不良により遅れていて、
Dの仕様調査にも時間がかかっている状態です。
解決策も出ていません。

上記のように結論の後に事実ベースで補足をします。この時に事実ベースというのが重要です。
個人の考えや感情を述べても良いですが、必ず事実ベースの補足を盛り込んでください。

仕事での報告の仕方のまとめ

今回は仕事上で役に立つ報告の仕方をご紹介しました。
5W1Hの徹底、結論ファースト、事実ベースでの補足という三つの工程で報告をすることでよりわかりやすい報告が可能です。

仕事は一人で行うものではありません。様々な人ととのコミュニケーションが重要です。
今回の報告のノウハウを使用して仕事をうまく進めて信頼を勝ち取りましょう。

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